Comment mettre en place un bon suivi de facturation ?

Mis à jour le 28/07/2016

Comment mettre en place un bon suivi de facturation ?
Vendre un maximum de produits ou de services est un puissant leitmotiv pour les commerciaux d'une entreprise. Mais être en mesure d'encaisser le montant de la prestation doit l'être tout autant. Pour cela, mettre en place un suivi de facturation efficace s'avère hautement stratégique. Comment faire ? Quid des avantages du suivi de facturation ? Nos réponses.

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Une bonne organisation interne : la base

Suivre une méthode précise et utiliser des outils adaptés, voilà les principes fondateurs d'un suivi de facturation performant. 

Pour cela, mieux vaut prévoir le coup dès le départ. L'idée est de définir des conditions générales de ventes claires au sujet de la facturation : 

  • acompte à verser à la signature du devis
  • paiement en plusieurs fois 
  • délai consenti 
  • date limite de paiement 
  • indemnité de retard 

En d'autres termes, prévenir ses clients en amont de la vente via la rédaction de clauses précises est essentiel.

Mais suivre la facturation est désormais rendu rapide et performant par l'utilisation d'outils simples tels qu'un tableau de type Excel par exemple. L'avantage est de pouvoir visualiser l'état des factures en cours. Pour cela, quelques informations sont à renseigner :

  • Nom du client
  • Numéro de facture
  • Date de facturation
  • Date d'échéance :  date limite de paiement avant application de la majoration
  • Montant de la facture : coût total de la vente
  • Jours de dépassement : nombre de jours passés entre la date d'échéance et la date actuelle (notamment pour le calcul du montant de l'indemnité de retard)
  • Montant de la majoration
  • Solde restant dû
  • Etat du paiement : 'en attente', 'en cours', 'réglée'
  • 1ère, 2nde, 3ième relance : date à laquelle les relances ont été effectuées

Sachez qu'une 'balance âgée' est une technique très fréquemment employée : cela revient à créer un listing des factures en attente de paiement classée par ordre chronologique. Trois données doivent apparaître : nom du client, date d'échéance, montant de la créance.

Qui des avantages ? 

Mettre en place un outil de suivi de la facturation permet de piloter efficacement la conduite d'une activité, d'avoir une vue d'ensemble sur les encours client, d'organiser au mieux le paiement. Cela permet le cas échéant de savoir quand, pour quel client et pour quel montant il devient nécessaire d'initier diverses actions de recouvrement : de l'amiable au judiciaire.

Mais cela représente d'autres avantages bien réels pour l'entreprise comme l'optimisation du Besoin en Fond de Roulement. En étant en mesure d'encaisser régulièrement ses factures, l'entreprise dispose alors de suffisamment de 'cash' pour ses affaires courantes.

Elle conserve également toute sa capacité d'investissement en limitant au maximum les dettes, envoyant par là un bon signal aux partenaires financiers. 

Plus encore, assurer un suivi de facturation efficace est le premier bouclier contre la défaillance d'entreprise, qui peut conduire à une cessation pure et simple de l'activité. Car les retards de paiement et autres impayés pèsent énormément dans les échecs de sociétés de secteur variés.  

Aussi, être en mesure de suivre la facturation au mieux pour être payé au plus vite devient un enjeu vital. 

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