Note de frais 2026 : règles, TVA et remboursement

Qu'est-ce qu'une note de frais et comment fonctionne-t-elle ?

Une note de frais est un document par lequel un salarié ou un dirigeant demande à son entreprise le remboursement de dépenses professionnelles qu'il a personnellement avancées. Le principe est simple : vous payez de votre poche, puis l'entreprise vous rembourse sur présentation des justificatifs.

Ce mécanisme concerne les salariés en CDI ou CDD, les dirigeants assimilés salariés (président de SAS ou SASU) et les gérants de SARL, qu'ils soient majoritaires ou minoritaires. Chaque statut a ses spécificités, notamment en matière de cotisations sociales. Pour comprendre les missions de l'organisme qui contrôle ces remboursements, consultez notre présentation du fonctionnement et missions de l'URSSAF.

Aucune loi n'impose un format précis pour la note de frais. Vous pouvez utiliser un tableau Excel, un formulaire papier ou un logiciel dédié. L'URSSAF exige en revanche que chaque dépense soit justifiée par un document (facture, ticket de caisse, reçu) et qu'elle ait un caractère professionnel avéré, conformément à l'article L242-1 du Code de la sécurité sociale.

Il faut distinguer la note de frais ponctuelle (une seule dépense) de l'état de frais mensuel, qui regroupe toutes les dépenses du mois sur un même document. L'état de frais mensuel est la pratique la plus courante en entreprise.

La note de frais se distingue de l'avance sur frais (somme versée avant la dépense) et de la carte bancaire entreprise (la société paie directement). Dans ces deux cas, le salarié n'avance pas d'argent personnel.

Quels frais peuvent être remboursés via une note de frais ?

Tous les frais professionnels engagés dans l'intérêt de l'entreprise peuvent faire l'objet d'un remboursement. Voici les principales catégories avec les barèmes URSSAF applicables en 2026.

Pour les repas, le barème des frais de repas distingue plusieurs situations selon que le salarié est en déplacement, contraint de manger sur place ou simplement hors de ses locaux habituels. La prime de panier versée dans certaines conventions collectives suit une logique proche : notre article sur la prime de panier repas détaille les conditions d'exonération spécifiques à ce dispositif.

Certaines dépenses ne sont jamais remboursables via une note de frais : les amendes et contraventions, les achats personnels, les dépenses somptuaires sans lien avec l'activité. L'entreprise qui les rembourserait s'exposerait à un redressement lors d'un contrôle URSSAF.

Frais réels ou indemnité forfaitaire : quelle méthode de remboursement choisir ?

L'entreprise a le choix entre deux méthodes pour rembourser les frais professionnels de ses salariés et dirigeants. Elle peut aussi combiner les deux selon le type de dépense (par exemple, forfait pour les repas et frais réels pour l'hébergement).

Barème kilométrique fiscal 2026 (voitures)

Le barème des indemnités kilométriques sert à calculer les indemnités versées aux salariés et dirigeants qui utilisent leur véhicule personnel pour des déplacements professionnels. Il couvre en un seul montant le carburant, l'assurance, l'entretien et la dépréciation du véhicule.

d = distance parcourue en kilomètres sur l'année.

Les salariés qui préfèrent déduire leurs frais kilométriques directement de leur impôt sur le revenu peuvent consulter notre article sur les frais kilométriques et leur traitement fiscal, ainsi que notre guide complet sur la déduction des frais réels (kilométriques, résidence, repas).

Cas pratique : salarié commercial, frais réels vs forfait

Profil : Léa, commerciale en région, utilise son véhicule personnel (6 CV) pour ses rendez-vous clients. Elle parcourt 800 km par mois (9 600 km/an) et prend 12 repas en déplacement chaque mois.

Calcul au forfait (indemnités kilométriques + repas) :

1. Indemnités kilométriques : (9 600 × 0,374) + 1 457 = 3 590,40 + 1 457 = 5 047,40 €/an, soit 420,62 €/mois
2. Indemnités repas forfaitaires : 12 × 21,10 = 253,20 €/mois
3. Total mensuel forfaitaire : 673,82 €

Calcul au réel (justificatifs) :

1. Carburant : 800 km × 7 L/100 km = 56 L × 1,75 €/L = 98 €/mois
2. Entretien, assurance, dépréciation (quote-part pro) : environ 200 €/mois
3. Repas (tickets de caisse) : 12 × 16,50 € en moyenne = 198 €/mois
4. Total mensuel réel : 496 €

Résultat : le remboursement forfaitaire (673,82 €) est plus avantageux que le réel (496 €) pour Léa. C'est souvent le cas pour les salariés qui roulent entre 5 000 et 20 000 km par an avec un véhicule de puissance moyenne.

Quel est le régime fiscal et social des notes de frais ?

Le traitement fiscal et social des notes de frais suit une logique claire : si les remboursements respectent les conditions URSSAF, ils ne sont ni soumis à cotisations sociales ni imposables.

Côté salarié : les remboursements de frais professionnels ne sont pas un revenu. Ils n'entrent pas dans l'assiette des cotisations sociales et ne figurent pas dans le revenu imposable. Le salarié n'a rien à déclarer aux impôts.

Côté entreprise : les notes de frais remboursées sont des charges déductibles du résultat imposable. Pour aller plus loin sur ce que l'administration fiscale accepte en déduction, notre liste complète des frais et charges déductibles des impôts recense toutes les catégories applicables, que la société soit soumise à l'IS ou à l'IR.

Attention au dépassement des barèmes : si l'entreprise verse une indemnité forfaitaire supérieure au barème URSSAF, la fraction excédentaire est réintégrée dans l'assiette de cotisations sociales. Par exemple, si vous versez 25 € par repas en déplacement au lieu de 21,10 €, les 3,90 € d'excédent sont soumis à cotisations.

TVA récupérable ou non selon le type de frais

La récupération de la TVA déductible sur les notes de frais dépend de la nature de la dépense. Voici le tableau récapitulatif.

Pour les règles spécifiques à la TVA sur le carburant et à la TVA sur les véhicules, les taux de déductibilité varient selon le type de carburant et la nature du véhicule utilisé.

Pour récupérer la TVA, la facture doit être établie au nom de l'entreprise (pas au nom du salarié) et mentionner le montant de TVA. Un simple ticket de caisse sans TVA détaillée ne permet pas la déduction. Concernant les nuits d'hôtel, notre article sur la TVA applicable aux hôtels précise les cas où la taxe reste non récupérable.

Comment rédiger une note de frais : mentions obligatoires et modèle

Une note de frais bien rédigée contient toutes les informations nécessaires au contrôle comptable et à la conformité URSSAF. Voici les mentions à ne jamais oublier :

• Nom et prénom du salarié ou dirigeant
• Date de chaque dépense
• Nature de la dépense (repas, transport, hébergement, etc.)
• Lieu de la dépense
• Motif professionnel (nom du client visité, objet du déplacement)
• Montant HT, montant de la TVA et montant TTC
• Mode de paiement (carte bancaire, espèces, virement)
• Justificatif joint (oui/non)

Modèle de note de frais prêt à l'emploi

Voici un exemple de note de frais type, directement réutilisable :

État de frais de : Léa Martin, Mois : février 2026

Chaque note de frais doit être signée par le salarié et validée par un responsable hiérarchique. Ce workflow de validation est un élément clé du contrôle interne. Pour les mentions obligatoires sur les documents commerciaux en général, notre guide sur les données obligatoires d'une facture rappelle les exigences légales applicables.

En cas de perte d'un justificatif, le salarié peut rédiger une attestation sur l'honneur décrivant la dépense. Cette solution reste toutefois fragile en cas de contrôle. L'URSSAF peut refuser l'exonération de cotisations si le justificatif original fait défaut.

Côté délai, aucune obligation légale n'impose de date limite de soumission. La prescription triennale (3 ans) s'applique : au-delà, le salarié perd son droit au remboursement (Cass. soc., 25 mars 2010). En pratique, soumettez vos notes de frais chaque mois pour éviter les oublis et faciliter la comptabilité.

Dématérialisation des notes de frais : ce que dit la loi en 2026

Depuis l'arrêté du 23 mai 2019, les justificatifs numérisés (photo, scan) ont la même valeur probante que les originaux papier. Cette numérisation fidèle doit respecter plusieurs conditions :

• La reproduction est à l'identique du document original (couleurs, lisibilité)
• L'image est horodatée au moment de la numérisation
• L'intégrité du fichier est garantie (aucune modification possible après numérisation)
• L'archivage à valeur probante est assuré pendant toute la durée légale : 6 ans pour l'administration fiscale, 5 ans pour l'URSSAF

Une fois ces conditions remplies, vous pouvez détruire les originaux papier. Plus besoin de conserver des boîtes de tickets de caisse.

La réforme de la facturation électronique, en cours de déploiement en 2026, facilite aussi la gestion des notes de frais. Les factures reçues au format électronique (Factur-X, UBL) sont directement exploitables : les montants HT, TVA et TTC sont structurés et peuvent alimenter automatiquement vos états de frais. Notre article sur les obligations liées à la facturation électronique détaille le calendrier de déploiement selon la taille de l'entreprise.

Des outils comme Tiime permettent de scanner un justificatif depuis un smartphone, d'extraire automatiquement les données et de les rattacher à la bonne écriture comptable, avec un archivage conforme aux exigences légales.

Note de frais du dirigeant : règles spécifiques à connaître

Les règles varient selon le statut juridique du dirigeant. La distinction entre assimilé salarié et travailleur non salarié (TNS) est déterminante.

Dirigeant assimilé salarié (président de SAS ou de SASU) : les règles sont identiques à celles d'un salarié classique. Le remboursement de frais professionnels est exonéré de cotisations sociales dans les mêmes conditions (justificatifs, barèmes URSSAF, caractère professionnel).

Gérant majoritaire de SARL (TNS) : le remboursement est possible, mais le risque de requalification en avantage en nature ou en rémunération déguisée est plus élevé. L'URSSAF vérifie que les dépenses sont réellement professionnelles, proportionnées et documentées. Notre article sur le gérant de SARL (majoritaire, minoritaire ou égalitaire) précise les implications de chaque situation sur le plan social.

Pour les frais mixtes (usage professionnel et personnel), il faut ventiler précisément la part professionnelle. Un véhicule utilisé à 60 % pour l'activité ne donne droit au remboursement que sur cette quote-part. La question de l'achat d'une voiture au nom de l'entreprise ou en nom propre influe directement sur le mode de remboursement applicable.

Cas pratique : gérant de SARL et indemnités kilométriques

Profil : Marc, gérant majoritaire d'une SARL de conseil, utilise son véhicule personnel (7 CV fiscaux). Il parcourt 15 000 km par an, dont 10 000 km pour ses déplacements professionnels.

Calcul des indemnités kilométriques annuelles :

1. Puissance fiscale : 7 CV, tranche 5 001 à 20 000 km
2. Formule : (d × 0,394) + 1 515
3. IK = (10 000 × 0,394) + 1 515 = 3 940 + 1 515 = 5 455 €/an
4. Soit 454,58 €/mois

Traitement comptable et fiscal :

• La SARL comptabilise 5 455 € en charges déductibles de son résultat imposable
• Marc perçoit 5 455 € nets, exonérés de cotisations sociales
• Marc n'a pas à déclarer cette somme dans ses revenus imposables
• La SARL ne récupère pas de TVA (les indemnités kilométriques ne donnent pas lieu à facturation)

Attention. Marc doit tenir un relevé kilométrique détaillé (date, trajet, distance, motif) pour justifier les 10 000 km professionnels. Sans ce relevé, l'URSSAF peut requalifier tout ou partie des indemnités en rémunération soumise à cotisations lors d'un contrôle.

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Les 7 erreurs courantes à éviter sur les notes de frais

1. Oublier ou perdre les justificatifs. C'est l'erreur la plus fréquente. Sans justificatif, le remboursement au réel est impossible et l'exonération de cotisations sociales peut être remise en cause. Prenez l'habitude de photographier chaque reçu immédiatement.

2. Dépasser les barèmes URSSAF sans le savoir. Si votre entreprise verse 25 € par repas en déplacement alors que le barème 2026 est de 21,10 €, les 3,90 € excédentaires sont réintégrés dans l'assiette de cotisations sociales. Vérifiez les plafonds chaque année.

3. Rembourser des frais personnels déguisés en frais professionnels. Un dîner en couple présenté comme un repas d'affaires, des courses personnelles glissées dans les fournitures de bureau : ces pratiques sont un motif classique de redressement. Les cadeaux clients obéissent à des règles de comptabilisation et de déclaration spécifiques qu'il ne faut pas confondre avec les notes de frais ordinaires.

4. Ne pas distinguer TVA récupérable et TVA non récupérable. Comptabiliser en TVA déductible la taxe sur une nuit d'hôtel (non récupérable) fausse vos déclarations de TVA et vous expose à un rappel fiscal.

5. Soumettre les notes de frais avec des mois de retard. Même si la prescription triennale vous protège pendant 3 ans, les retards compliquent la comptabilité et augmentent le risque d'erreurs. Un état de frais mensuel est la bonne pratique.

6. Confondre avantage en nature et remboursement de frais. Un véhicule de fonction utilisé aussi le week-end est un avantage en nature soumis à cotisations. Comprendre la différence entre voiture de fonction et voiture de société permet d'éviter des erreurs de traitement social et fiscal coûteuses.

7. Ne pas faire valider les notes de frais par un responsable. L'absence de workflow de validation fragilise le contrôle interne de l'entreprise. En cas de litige ou de contrôle, la double signature (salarié + manager) protège les deux parties.

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Les questions fréquentes sur les notes de frais

Un salarié est-il obligé d'avancer ses frais professionnels ?

Oui, sauf si l'entreprise met en place une avance sur frais ou une carte bancaire entreprise. L'employeur est tenu de rembourser les frais engagés pour les besoins de l'activité (Cass. soc., 25 mars 2010).

Quel est le délai maximum pour soumettre une note de frais ?

La loi ne fixe pas de délai précis. La prescription triennale s'applique : le salarié a 3 ans à compter de la dépense pour réclamer le remboursement. En pratique, soumettez vos notes de frais chaque mois.

Peut-on se faire rembourser des frais de repas sans justificatif ?

Oui. L'URSSAF autorise effectivement un remboursement forfaitaire de 21,40 € par repas en déplacement (barème 2026), sans justificatif de paiement (pas besoin de la facture du restaurant).

Cependant, l'employeur doit tout de même conserver un justificatif de la mission (planning, ordre de mission) pour prouver la réalité du déplacement. Si l'entreprise rembourse au réel, la facture détaillée avec TVA reste indispensable.

Comment calculer les indemnités kilométriques sur une note de frais ?

Appliquez le barème kilométrique fiscal en fonction de la puissance du véhicule et du kilométrage annuel. Par exemple, pour 8 000 km avec un véhicule de 6 CV : (8 000 × 0,374) + 1 457 = 4 449 €/an, soit environ 0,56 €/km effectif. Notre article dédié au calcul des charges TNS aborde également l'impact de ces remboursements sur l'assiette sociale des indépendants.

Un dirigeant de SASU peut-il se rembourser des notes de frais ?

Oui. Le président de SASU, assimilé salarié, se fait rembourser ses frais professionnels exactement comme un salarié. Les remboursements sont exonérés de cotisations et constituent une charge déductible pour la société. Pour aller plus loin, notre guide sur les avantages et inconvénients de la SASU détaille l'ensemble des implications de ce statut.

Quelle est la différence entre une note de frais et un avantage en nature ?

La note de frais rembourse une dépense avancée par le salarié pour l'entreprise. L'avantage en nature est un bien ou service fourni gratuitement par l'entreprise pour l'usage personnel du salarié (voiture de fonction, logement). L'avantage en nature est soumis à cotisations sociales et à l'impôt sur le revenu.

Peut-on récupérer la TVA sur les frais d'hôtel ?

Non, la TVA sur l'hébergement des salariés et dirigeants n'est pas récupérable (art. 206-IV-2-2° de l'annexe II du CGI). Exception : la TVA est récupérable si l'hébergement est offert à un tiers (client) lors d'une manifestation professionnelle.

Les notes de frais doivent-elles apparaître sur la fiche de paie ?

Les remboursements au réel ne figurent pas obligatoirement sur le bulletin de paie. Les indemnités forfaitaires versées avec le salaire apparaissent généralement dans une rubrique distincte, hors net imposable. Notre guide sur comment faire une fiche de paie précise les rubriques concernées et leur traitement.

Combien de temps faut-il conserver les justificatifs de notes de frais ?

Conservez-les 6 ans pour l'administration fiscale et 5 ans pour l'URSSAF. Les justificatifs numérisés dans les conditions légales (intégrité, horodatage, archivage) ont la même valeur que les originaux papier depuis 2019.

Un auto-entrepreneur peut-il déduire des notes de frais ?

Non. Le micro-entrepreneur bénéficie d'un abattement forfaitaire (34 %, 50 % ou 71 % selon l'activité) qui couvre ses frais. Pour déduire ses frais au réel, il faut basculer vers un régime d'imposition différent. Notre comparatif auto-entrepreneur ou entreprise individuelle aide à choisir la structure la mieux adaptée à votre situation.

Sources et Références

URSSAF - Frais professionnels : les règles d'exonération

Service-Public.fr - Remboursement des frais professionnels du salarié

Légifrance - Article L123-22 du Code de commerce

Légifrance - Article L3245-1 du Code du travail

BOFiP - Barème forfaitaire des frais de carburant et indemnités kilométriques