Modalités de conservation du grand livre

Délai

Comme les autres livres et registres comptables obligatoires en comptabilité, le délai de conservation des différents grands-livres et des pièces justificatives est de 10 ans, à partir de la date de clôture de l'exercice.

Pénalités

Le Code général des impôts prévoit que la destruction d'un grand-livre avant les délais prescrits est punie d'une amende de 1 500 euros. De plus, lorsque le contrôleur des impôts est dans l'incapacité de réunir les éléments nécessaires à son contrôle, l'amende peut s'élever à 25 000 euros et l'Administration peut procéder à une rectification d'office.

Formalisme

N'étant soumis à aucun formalisme particulier, le grand livre peut être conservé sous la forme d'un registre relié, d'un classeur de feuilles mobiles, d'un fichier, d'un listing informatique, etc.

Grand-livre informatique

En pratique, le grand livre est souvent établi sur support informatique. Ce document informatique immatériel doit alors être conservé et présenté à l'Administration sur un support informatique pérenne. Aucune autre disposition réglementaire n'impose de procédure spécifique concernant les modalités de conservation d'un grand-livre comptable, dès lors que la traçabilité des informations est assurée. Dans la pratique, les entreprise doivent mettre en place un système de sauvegarde pérenne permettant une exploitation indépendante ultérieure des données car, en cas de carence, les conséquences peuvent être très lourdes : amendes, absence de preuve dans des litiges civils ou commerciaux, voire sanctions pénales.

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