Note de débit : qu'est-ce que c'est et comment l'utiliser ?

La note de débit : définition

Une note de débit est un document transmis par un vendeur à un acheteur pour l’informer de l’existence d’une dette. Par cette note, le vendeur vise à obtenir une somme qui augmente le montant d'une facture déjà payée.

Quelle est la différence entre une note de débit, une facture et une note de crédit ?

Une note de débit augmente une facture et fait état d'une dette. À l’inverse, une note de crédit diminue une facture et a pour conséquence un remboursement de la part du vendeur ou l'obtention d'un crédit commercial par l'acheteur.

Une note de crédit, également appelée avoir, est émise par exemple lorsque le client renvoie la marchandise au fournisseur si celle-ci ne lui convient pas. Aussi, le vendeur peut vouloir corriger une erreur sur une facture ou prendre en compte un changement concernant une commande. La note de crédit sert aussi dans le suivi des expéditions de produits.

Une facture est un document qui détaille la nature, la quantité et le montant des marchandises vendues ou des prestations de services. Elle ressemble formellement à une note de débit ou de crédit, bien qu'elle s'en différencie . Le fournisseur peut déduire le montant du crédit accordé sur une nouvelle facture.

Quand faire une note de débit ?

Si un vendeur ou un fournisseur estime qu’une facture doit être augmentée, il peut alors émettre une note de débit à destination du client. La note de débit peut devenir nécessaire dans plusieurs cas de figure :

• Un retard de paiement ou une facture non réglée par l’acheteur après l’échéance, générant des intérêts de retard ;
• Une erreur sur la facture au détriment du vendeur telle qu’une erreur de saisie ;
• La réclamation de frais supplémentaires (par exemple le coût d’une livraison) qui n’avaient pas été pris en compte sur la facture d’origine.

Comment faire une note de débit ?

La loi n'exige aucun formalisme particulier pour la note de débit. Toutefois, il est conseillé d'y faire figurer certains éléments :

• La date de débit et le montant de la dette du client débiteur ;
• Les références de la facture d’origine (numéro, date de facturation) ;
• La description, le prix et la quantité des marchandises ou des prestations concernées par la note de débit ;
• La raison de l’émission de la note de débit ;
• Les informations relatives à la TVA ;
• Les coordonnées du vendeur et de l’acheteur.

Comment comptabiliser une note de débit ?

Puisqu’il est interdit de supprimer une facture, même erronée, il faut enregistrer comptablement la note de débit. Cela permet de garder une trace de la correction de la facture d’origine dans les documents comptables.

Le montant de la note de débit est d’abord comptabilisé dans le compte « clients » au montant hors taxes. En parallèle, il est crédité au compte des ventes de marchandises, des prestations de services ou des produits financiers s’il s’agit de recouvrer des intérêts.